Pourquoi la ressaisie comptable crée des écarts
Lorsque le garage envoie des PDF et un tableur séparé, le cabinet doit reconstituer les écritures. Une référence mal recopiée, un règlement oublié ou un taux de TVA incorrect génère des demandes d’explication. Le temps économisé à la saisie dans l’atelier est alors perdu lors de la clôture.
Un export comptable garage reprend les données structurées dans les documents validés. Il ne remplace pas les contrôles, mais évite de repartir d’informations non reliées. La période, les journaux et les totaux donnent un cadre commun au garage et au cabinet.
Nettoyer les données avant le premier export
Commencez par vérifier l’identité de l’entreprise, les taux de taxe, les moyens de règlement et la numérotation. Demandez au comptable le plan de comptes et les codes journaux attendus. Documentez les cas spécifiques au lieu de choisir un compte par intuition.
Contrôlez ensuite les factures et avoirs de la période. Une exportation fidèle reproduira aussi les erreurs présentes dans les documents. Le parcours facturation garage automobile explique les contrôles à effectuer avant validation.
Les journaux de ventes et d’achats
Le journal de ventes reprend les factures clients et leurs taxes. Le journal d’achats s’appuie sur les factures fournisseur validées. Les références, dates, montants hors taxe, TVA et TTC doivent pouvoir être rapprochés des pièces.
GestiCarros relie les données d’achat à la gestion des fournisseurs, commandes et factures concernées. La qualité du rapprochement dépend de la saisie régulière. Accumuler les pièces jusqu’à la fin du trimestre complique la recherche d’une anomalie.
Règlements et journal de banque
La date de facture et la date de paiement répondent à deux événements différents. L’export doit conserver cette distinction. Un paiement partiel, un règlement groupé ou un remboursement nécessite un rapprochement compréhensible.
Comparez périodiquement les règlements enregistrés avec les mouvements bancaires. La gestion des factures permet d’identifier les soldes ouverts. Un tableau de bord aide à repérer une anomalie, mais le relevé et la pièce restent les références de contrôle.
Notes de frais et opérations diverses
Les notes de frais doivent comporter un justificatif, une date, une nature et le traitement de TVA applicable. Une dépense remboursée au collaborateur ne se traite pas comme une facture fournisseur réglée directement par l’entreprise.
Le module d’export peut préparer une feuille dédiée aux opérations diverses issues des notes de frais. Définissez avec le cabinet les comptes utilisés et les justificatifs attendus. Une règle claire dès la saisie réduit les questions au moment de l’export.
Synthèse de TVA et contrôles de cohérence
La synthèse de TVA rapproche les bases et les montants collectés ou déductibles provenant des documents. Elle aide à détecter un taux inattendu ou une différence, mais ne constitue pas à elle seule une déclaration fiscale.
Comparez les totaux de l’export avec les listes de factures et d’avoirs. Vérifiez les périodes, les documents annulés et les opérations particulières. Le professionnel qui accompagne l’entreprise reste l’interlocuteur pour valider le traitement fiscal.
Créances clients et dettes fournisseurs
Une vision comptable complète ne s’arrête pas aux factures émises. Les créances indiquent les montants clients encore attendus ; les dettes présentent les factures fournisseur non réglées. Ces listes aident à expliquer les écarts entre chiffre d’affaires et trésorerie.
Pour les réparations assurance, rattachez le règlement au bon dossier de cession de créance. Le payeur attendu peut être différent du client enregistré sur le véhicule. Une identification explicite évite de considérer trop tôt la facture comme impayée.
Partager une période avec le comptable
GestiCarros permet de créer un export pour une période et de l’adresser au comptable. Le fichier tableur contient les feuilles sélectionnées. Le partage doit rester limité dans le temps et protégé, car les données sont sensibles.
Définissez un calendrier mensuel ou trimestriel. Le garage effectue les contrôles, génère l’export et répond aux anomalies signalées. Le cabinet confirme ensuite que le format et les comptes correspondent à son import. Conservez la version transmise afin de pouvoir reproduire les contrôles.
Une checklist avant chaque transmission
Vérifiez que la période ne chevauche pas un export déjà traité, que toutes les factures validées sont présentes, que les avoirs sont rapprochés, que les règlements sont à jour et que les justificatifs de notes de frais sont complets. Comparez les totaux avec le tableau de bord et les listes détaillées.
Au premier export, organisez une validation avec le cabinet avant de généraliser. Une démonstration GestiCarros peut montrer les feuilles produites à partir d’un jeu de données représentatif. Consultez les tarifs et confirmez le prix du module comptable selon l’offre retenue.