À quoi sert l’ordre de réparation
L’ordre de réparation (OR) matérialise ce que le client confie au professionnel au moment où le véhicule entre dans l’atelier. Il identifie le client et le véhicule, détaille les travaux confiés et recueille l’accord du client avant le lancement de l’intervention. Dans beaucoup d’ateliers, il remplace le bon de prise en charge ou la fiche de réception véhicule remplie à la main.
Dans GestiCarros, l’ordre de réparation est un document d’autorisation, sans prix. Il ne remplace pas le devis : il l’organise. Le chiffrage vient ensuite, une fois le périmètre des travaux validé et signé.
Ce que contient un ordre de réparation GestiCarros
Un ordre de réparation complet se prépare en quelques minutes, au comptoir ou directement à côté du véhicule :
- Véhicule et client : immatriculation, marque, modèle et propriétaire, repris de la fiche véhicule (ou créés à la volée).
- Prise en charge : date et heure d’entrée, date et heure de restitution prévue, kilométrage à l’entrée.
- Travaux demandés et diagnostic : la demande du client et le constat de l’atelier, en texte libre.
- Checklist d’entretien : vidange moteur, pont et boîte, filtres à air, à huile et à carburant, contrôle des niveaux, pressions et équilibrage, nettoyage moteur, intérieur et complet — cochés en un clic.
- Travaux de mécanique et de carrosserie : désignation, référence, opération, quantité et observation pour chaque ligne.
- Accord client par ligne : oui, non ou en attente, avec un bouton pour tout accepter d’un coup.
- Proposition PIEC : acceptée, refusée ou non applicable, sur chaque ligne concernée.
- Photos avant réparation : l’état du véhicule à son arrivée, photographié depuis le smartphone.
Un numéro dédié (préfixe OR) identifie chaque ordre de réparation, distinct de la numérotation des devis et des factures, pour retrouver rapidement un dossier lors d’un contrôle ou d’une réclamation.
L’obligation PIEC, renforcée depuis le 1er octobre 2024
Depuis le 1er janvier 2017, les professionnels de l’entretien et de la réparation automobile doivent permettre à leurs clients d’opter, sur certaines catégories de pièces, pour des pièces issues de l’économie circulaire (PIEC) à la place de pièces neuves. Les décrets n° 2024-823 et 2024-824 du 16 juillet 2024, entrés en vigueur le 1er octobre 2024, ont renforcé cette obligation : le choix du client doit être recueilli sur un support durable, avant son accord, et le document conservé deux ans. Le guide obligation PIEC pour les garages détaille ces règles.
GestiCarros intègre cette proposition directement dans l’ordre de réparation, ligne par ligne plutôt que par une case unique pour tout le dossier. Chaque travaux concerné porte son propre choix PIEC, ce qui reflète la réalité d’une intervention qui mêle souvent plusieurs opérations très différentes.
Le choix PIEC ligne par ligne
Pour chaque ligne de travaux, GestiCarros propose trois choix : pièce PIEC acceptée, pièce PIEC refusée, ou proposition non applicable. Le dernier cas exige un motif légal (article R.224-24 du code de la consommation), choisi dans une liste :
- prestation réalisée gratuitement, sous garantie contractuelle ou dans le cadre d’une action de rappel ;
- délai de disponibilité des pièces incompatible avec la durée d’immobilisation du véhicule ;
- risque important pour l’environnement, la santé publique ou la sécurité routière.
La signature du client reste bloquée tant qu’une ligne concernée par la proposition PIEC n’a pas reçu de choix, ou tant qu’un motif de non-applicabilité n’a pas été renseigné. L’objectif est simple : ne jamais laisser un dossier partir en atelier avec une proposition PIEC restée sans réponse.
Validation : un document figé avant l’envoi au client
Avant d’être présenté au client, l’ordre de réparation est validé par l’atelier. La validation fige son contenu : client, véhicule, lignes de travaux et choix PIEC ne peuvent plus être modifiés. Ce que le client signe correspond exactement à ce qui lui a été présenté, et les coordonnées du client et du véhicule sont conservées telles qu’elles étaient au moment de la validation.
Tant qu’il est en brouillon, l’ordre de réparation reste librement modifiable ou annulable. Chaque étape — brouillon, validé, en attente de signature, signé, en cours, converti en devis, clôturé — est visible d’un coup d’œil dans la liste des ordres de réparation.
La signature électronique du client
L’ordre de réparation se signe électroniquement, avec le même système de signature électronique que les devis et les factures :
- sur place, sur la tablette ou le smartphone de l’atelier, au moment de la réception du véhicule ;
- à distance, via une demande de signature envoyée par email au client, qui signe depuis son téléphone.
Trois niveaux sont proposés : signature simple, signature avancée avec confirmation par code SMS, et signature qualifiée eIDAS pour une valeur juridique maximale. La date de l’accord et la chaîne de signatures restent vérifiables depuis le dossier.
Photos avant et après réparation
Chaque ordre de réparation dispose de deux espaces photo : Avant réparation et Après réparation. Le réceptionnaire photographie le véhicule à son arrivée directement depuis l’appareil photo du smartphone, ou importe des photos depuis la galerie. Plusieurs photos s’envoient en une fois.
Ces photos protègent l’atelier en cas de contestation sur l’état du véhicule à la prise en charge, et suivent automatiquement le dossier jusqu’au devis, à la facture et au dossier de cession de créance. Le détail est présenté sur la page photos avant/après réparation.
Répartir le travail dans l’atelier
Chaque ligne de travaux peut être affectée à un technicien, avec un nombre d’heures estimées. Le chef d’atelier voit qui fait quoi sur le dossier, sans tableau blanc ni fiche papier à recopier. Les tâches atelier prennent ensuite le relais pour le suivi quotidien.
Travaux supplémentaires et notes internes
Si un travail supplémentaire est découvert en cours de réparation, il est consigné dans la rubrique dépassement / travaux supplémentaires, qui figure sur le document : il doit faire l’objet d’un nouvel accord du client — jamais d’un ajout silencieux au document déjà signé.
Les notes internes restent visibles uniquement par votre équipe : elles ne figurent ni sur le document, ni sur le PDF, et restent modifiables même après la signature.
Différence entre devis et ordre de réparation
Le devis chiffre une proposition de travaux. L’ordre de réparation autorise leur exécution et ne porte aucun prix — ni sur le document, ni sur les lignes de travaux. Cette séparation évite de confondre l’accord du client sur le principe d’une intervention avec la validation d’un montant.
De l’ordre de réparation au devis, puis à la facture
Une fois signé, l’ordre de réparation se convertit en devis en un clic : les lignes de travaux et les photos avant/après sont reprises automatiquement, il ne reste qu’à les chiffrer. Le document d’origine reste consultable dans le dossier : vous gardez la trace de ce qui a été autorisé, indépendamment du chiffrage qui en découle.
Cette continuité évite de ressaisir les informations du véhicule et des travaux entre les documents. Le logiciel de devis garage détaille la partie chiffrage, et le logiciel de facturation garage reprend ensuite le même fil jusqu’à la facture.
Le document en deux pages
Le PDF généré par GestiCarros comporte deux pages : la première présente le client, le véhicule, la prise en charge et les travaux confiés ; la seconde formalise le consentement PIEC, ligne par ligne, avec les choix et motifs renseignés. Les deux pages sont signées ensemble et conservées dans le dossier.
Pour les garagistes et les carrossiers
L’ordre de réparation ne s’adresse pas qu’aux dossiers d’assurance. Un garage qui réalise un entretien, une révision ou une réparation mécanique standard a la même obligation PIEC à respecter, et le même besoin de faire signer un accord clair avant l’intervention : la checklist d’entretien intégrée est pensée pour ces cas.
Pour une carrosserie, l’ordre de réparation vient compléter le devis carrosserie et la gestion de cession de créance : il formalise la prise en charge du véhicule, photos à l’appui, avant que le dossier n’entre dans le circuit assurance.
Mettre en place une procédure simple
Définissez qui prépare l’ordre de réparation, à quel moment la proposition PIEC est présentée au client, qui prend les photos à la réception et qui valide la conversion en devis. Testez la procédure sur quelques cas réels — entretien courant, réparation mécanique, dossier carrosserie — pour vérifier que l’équipe s’approprie le nouveau document.
La démonstration GestiCarros peut reprendre l’un de ces scénarios. Elle permet de voir comment l’ordre de réparation, les photos, la signature, le devis, les tâches et la facture s’enchaînent. Consultez également les tarifs pour identifier les fonctions incluses dans votre abonnement.