Choisir comment transmettre chaque dossier
Tous les gestionnaires ne travaillent pas de la même façon. Certains souhaitent un email avec le document joint ; d’autres ont besoin de consulter les pièces, poser une question ou compléter le dossier.
À l’envoi d’une cession de créance, GestiCarros conserve deux options : Envoi classique, avec email et PDF, ou Avec espace assureur, avec le document et un lien de suivi. L’espace est proposé pour une cession signée. Le mode présélectionné se règle dans les paramètres de l’entreprise.
Un accès limité au dossier transmis
Le lien concerne le dossier partagé, sans donner accès aux autres clients du garage. Pour réaliser une action, le gestionnaire renseigne son nom et confirme son accès par un code email. L’atelier peut révoquer le lien depuis le suivi du dossier.
Les pièces visibles sont celles prévues pour la transmission externe. Les documents internes du garage restent en dehors de cet espace. Vérifiez la composition du dossier avant l’envoi.
Lire les documents sans les télécharger systématiquement
La visionneuse permet de consulter les PDF et les images compatibles depuis le portail. Le bouton de téléchargement reste disponible pour le gestionnaire qui souhaite conserver une pièce dans son propre outil.
Les références utiles disposent d’une action de copie discrète après leur valeur. Le gestionnaire peut reprendre une référence de sinistre ou les informations du dossier sans les retaper.
Recevoir des pièces et savoir qu’elles ont été déposées
Après vérification de son accès, l’assureur peut déposer des pièces PDF, JPG ou PNG, jusqu’à 10 Mo par fichier. Le formulaire indique le fichier sélectionné et la progression du transfert. Une confirmation et la liste des pièces déposées permettent de vérifier le résultat.
Les fichiers restent rattachés au dossier. L’atelier retrouve ainsi le complément reçu avec les documents déjà transmis, plutôt que dans un email isolé.
Ouvrir une discussion et y répondre
Les messages sont regroupés par discussion, avec un objet, un dernier échange et une date. Côté garage, ouvrir une ligne affiche le fil et le formulaire de réponse. Un nouveau sujet peut être envoyé dans une discussion distincte.
L’éditeur propose une mise en forme utile pour expliquer une demande : listes, liens, gras et italique. La réponse apparaît dans le portail ; son état de notification email reste suivi séparément. Le bloc d’échanges peut être replié pour laisser les informations principales du dossier au premier plan.
Distinguer consultation, réponse et règlement
Une pièce consultée, un accusé de réception et une annonce de virement sont des étapes différentes. Le suivi d’ouverture email dépend du consentement de l’assureur. Une annonce de paiement n’enregistre pas automatiquement un encaissement : l’atelier vérifie le règlement avant de le saisir.
Les relances peuvent accompagner les attentes de réponse ou de paiement selon les réglages choisis. Notre guide des échanges avec l’assurance présente une organisation simple à adopter dès le premier dossier.
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