Un gestionnaire demande une pièce, une autre personne répond par email et le dossier reste en attente faute de savoir qui doit agir. Le problème vient souvent de l’organisation des échanges : la dernière réponse n’est pas au même endroit que les documents transmis.
L’objectif est de conserver ensemble la référence du sinistre, les pièces partagées et les discussions. La cession de créance GestiCarros constitue ce point de suivi pour l’atelier. L’espace assureur peut prolonger le même dossier côté assurance.
Conservez le mode de transmission adapté à votre interlocuteur. L’envoi classique transmet un email avec le PDF. Le mode avec espace assureur ajoute un lien vers le dossier partagé, pour une cession signée.
Le gestionnaire peut ainsi continuer son traitement habituel ou consulter les éléments depuis le portail. Le mode proposé par défaut se règle par entreprise, puis le choix reste possible au moment de l’envoi.
Relisez les références du client, du véhicule et du sinistre. Vérifiez les documents prévus pour la composition externe : une note interne n’a pas à suivre les justificatifs destinés à l’assurance.
Le lien du portail concerne le dossier transmis. Pour agir, le destinataire renseigne son nom et confirme son accès par code email. Le garage peut retirer l’accès lorsque cela devient nécessaire.
Le gestionnaire n’a pas toujours besoin de télécharger un fichier pour vérifier une information. La visionneuse du portail permet de consulter les PDF et images compatibles, avec un téléchargement disponible séparément.
Les petites actions de copie placées après les valeurs facilitent la reprise des références dans l’outil de l’assureur. Cette aide est utile pour les informations longues ou sensibles aux erreurs de frappe.
Utilisez une discussion par sujet qui demande une réponse : pièce manquante, précision sur le dossier ou question de règlement. Un objet clair facilite la reprise par une autre personne de l’atelier.
Dans GestiCarros, la liste des discussions présente le dernier message et la date. Ouvrir une discussion affiche ses échanges et le formulaire de réponse. La mise en forme, les listes et les liens aident à formuler une demande précise sans créer un long message difficile à parcourir.
Après confirmation de son accès, l’assurance peut déposer des PDF, JPG ou PNG, jusqu’à 10 Mo par fichier. La sélection et la progression du transfert restent visibles. Une confirmation nomme le fichier importé et la liste des pièces déposées permet de le retrouver.
L’atelier vérifie ensuite que la pièce répond à la demande. Un transfert réussi confirme la réception technique du fichier ; la lecture métier du document reste une action à effectuer.
Une consultation, un accusé de réception, une réponse et une annonce de virement ne sont pas interchangeables. Le suivi d’ouverture email dépend du consentement de l’assureur. Un message « virement effectué » doit encore être rapproché du règlement reçu.
Les relances réglables accompagnent les attentes de réponse ou de paiement. Elles s’intègrent au mode de transmission choisi, sans ouvrir un espace partagé qui n’a pas été proposé.
À la fin d’un échange, indiquez ce qui reste attendu et qui suit le dossier. Une personne qui reprend l’activité doit pouvoir ouvrir la discussion et comprendre la prochaine étape sans parcourir toute la boîte email du garage.
Pour les demandes portant sur un rapport à corriger, utilisez le parcours de rectification expert. Découvrez GestiCarros pour réunir les documents et les échanges de votre atelier.
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