Une prochaine action visible pour chaque attente
Un devis envoyé, une signature attendue et une facture échue demandent des messages différents. Les regrouper dans une liste de rappels personnelle oblige à rouvrir chaque dossier pour retrouver son contexte.
GestiCarros rattache les relances aux documents concernés. Vous retrouvez leur état depuis Paramètres → Relances et relevés et gardez un suivi sur la fiche du dossier. Le même espace rassemble les relevés automatiques et leurs réglages.
Sept suivis adaptés aux échanges de l’atelier
Les relances couvrent les situations suivantes :
- Devis envoyé sans réponse.
- Facture restant à régler.
- Signature électronique en attente.
- Bon de commande sans confirmation.
- Cession de créance en attente de réponse de l’assureur.
- Cession en attente de paiement de l’assureur.
- Demande de rectification dont le rapport expert n’a pas été reçu.
Les conditions de poursuite et d’arrêt dépendent du suivi. Une facture réglée n’a plus à être relancée ; un expert ayant simplement accepté la demande peut encore devoir transmettre son rapport. Le contexte métier guide la prochaine étape.
Commencer avec un seul type de relance
Tous les suivis sont désactivés par défaut. Activez d’abord le type qui vous apporte le plus de visibilité, puis définissez ses étapes, son message et sa date de référence. Vous pouvez prévoir jusqu’à six étapes par type, avant une échéance ou après un envoi selon le document.
Le mode à valider convient à une première mise en place : une personne contrôle le destinataire et le contexte avant l’envoi. Une fois la règle éprouvée, le mode automatique peut être utilisé pour les cas répétitifs.
Respecter les horaires de votre atelier
Les envois automatiques respectent la plage définie par votre entreprise, de 9 h à 18 h par défaut, et les jours ouvrés. Les étapes qui tombent le week-end sont ajustées. Les actions manuelles restent à votre initiative.
Le calendrier d’une relance est une règle d’organisation interne. Il ne modifie ni l’échéance de la facture ni les engagements convenus avec le destinataire.
Adapter le texte et garder le contrôle du dossier
Les messages reprennent les références utiles au destinataire : document, client, véhicule, échéance ou montant selon le suivi. Vous personnalisez le texte et les pièces prévues. Une situation particulière peut être suspendue, modifiée ou annulée depuis la fiche.
La liste distingue les relances à venir, à valider et les résultats des envois. Un échec reste identifiable pour reprendre le suivi. Les changements de modèles s’appliquent aux nouvelles programmations ; les relances déjà préparées gardent leurs textes.
Séparer demande de réponse et preuve de paiement
Pour les assurances, les relances accompagnent le mode de transmission choisi : email avec PDF ou envoi avec espace assureur. Elles n’ouvrent pas un portail qui n’a pas été explicitement proposé.
Une réponse ou une annonce de virement permet de faire avancer le dossier. Elle ne remplace pas le contrôle du règlement. L’atelier enregistre l’encaissement après vérification.
Construire un suivi régulier et lisible
Notre guide des relances en garage propose une méthode de démarrage et un exemple de message. Pour les rapports en attente, consultez la rectification expert. Les dossiers de cession de créance conservent les pièces et les échanges avec l’assureur.
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