Un devis sans réponse, une signature manquante et une facture impayée appellent des actions différentes. Le destinataire doit comprendre ce qu’il a déjà reçu, ce qui manque et comment répondre. Un message générique répété ne résout pas une pièce absente ou une erreur d’adresse.
Avant de programmer les relances de GestiCarros, classez vos attentes : décision client, document à signer, confirmation fournisseur, réponse d’assureur ou rapport expert. Cette première distinction rend les modèles plus utiles.
Une relance fiable commence par des références exactes : adresse du destinataire, document envoyé, date d’échéance et solde restant. Vérifiez aussi qu’une réponse reçue par téléphone ou par email a été prise en compte dans le dossier.
Pour une facture, rapprochez les règlements déjà enregistrés avant l’envoi. Pour une cession de créance, identifiez l’interlocuteur assurance qui suit le dossier. Pour une demande expert, vérifiez si le rapport est attendu ou déjà reçu mais encore à confirmer.
Dans Paramètres → Relances et relevés → Réglages des relances, choisissez un seul type de suivi. Les sept types sont désactivés par défaut : leur activation reste une décision de l’atelier.
Le mode à valider permet de relire les premières relances. Vérifiez le destinataire, le texte et le moment choisi. Une fois ces éléments cohérents sur plusieurs dossiers, vous pouvez utiliser le mode automatique pour les situations répétitives. Gardez une personne responsable des exceptions.
Une relance peut rester courte tout en apportant les informations nécessaires. Pour une facture dont vous avez contrôlé le solde, adaptez par exemple ce texte :
Bonjour, nous revenons vers vous concernant la facture [référence], arrivée à échéance le [date], dont le solde restant est de [montant]. Pouvez-vous nous confirmer sa date de règlement ? Si le paiement est déjà effectué, merci de nous communiquer sa référence pour vérification.
Pour un devis, demandez si le client souhaite un complément ou une décision. Pour un rapport rectifié, rappelez le véhicule, le sinistre et la pièce attendue. Le message doit faciliter une réponse précise.
Dans GestiCarros, les étapes se placent selon l’envoi ou l’échéance, en fonction du type de document. Vous réglez les messages et la plage d’envoi de l’atelier. Les envois automatiques respectent les jours ouvrés ; une situation particulière peut être suspendue depuis sa fiche.
Ces réglages organisent votre suivi. Ils ne changent pas les conditions de paiement convenues. Une relance amiable et une mise en demeure sont des démarches distinctes, présentées dans la fiche officielle sur le recouvrement amiable.
Une réponse peut annoncer un virement, demander une pièce ou signaler un désaccord. Affectez la prochaine action à la bonne personne. Une annonce de paiement reste à rapprocher de l’encaissement réel avant de marquer la facture réglée.
L’espace assureur conserve les échanges dans des discussions avec réponses. Le suivi des rectifications expert distingue la réception du rapport et sa clôture par le carrossier.
Prévoyez une revue régulière des relances à valider, des envois en échec et des dossiers suspendus. Quelques cas bien traités apportent plus qu’une multiplication des messages. Contrôlez aussi que les modèles correspondent encore à votre manière de travailler.
Créez votre compte GestiCarros pour découvrir les suivis et les documents réunis dans le même outil.
Créez votre compte gratuitement et démarrez dès aujourd'hui. Aucune carte bancaire requise.