La remise des clés et le retour du véhicule décrivent une période d’utilisation. La facturation ajoute d’autres décisions : nombre de jours à retenir, tarif journalier, destinataire du document et personne qui règle.
Dans la gestion des véhicules de courtoisie GestiCarros, la facture est préparée depuis le prêt. Elle reste liée au véhicule et au dossier afin de retrouver l’origine de la période facturée.
Contrôlez la date de départ, le retour prévu et le retour réel. Dans GestiCarros, la proposition de jours suit les jours calendaires avec départ et retour compris : un départ le lundi à 17 h et un retour le mercredi à 9 h correspondent à trois jours dans cette proposition.
Ce calcul décrit le fonctionnement du logiciel. Il ne constitue pas un accord de prise en charge de l’assureur. La période et le nombre de jours retenus doivent correspondre aux conditions applicables au dossier.
Le nombre de jours accordés par l’assurance est modifiable dans la fenêtre de facturation. Une valeur par défaut se règle au niveau de l’entreprise pour préparer les prochains dossiers, puis chaque cas peut être adapté.
Le nombre de jours et la date de fin se mettent en cohérence. Une prise en charge plus longue que l’utilisation réelle ne doit pas conduire à ignorer la période du prêt. Vérifiez toujours la proposition avant de créer le document.
La part prise en charge peut être facturée au nom du client, avec l’assurance indiquée comme payeur, ou au nom de l’assurance. Le choix proposé se règle dans les paramètres et reste modifiable à chaque facture.
Lorsque la facture est adressée à l’assurance, son identité doit être complète : notamment le SIREN ou SIRET et l’adresse. Les informations de l’assuré et du sinistre restent utiles pour le rapprochement du dossier. Évitez de créer un second client uniquement pour contourner ce choix de destinataire.
Au retour du véhicule, les jours qui suivent la période prise en charge peuvent faire l’objet d’une facture client. GestiCarros propose de les facturer et permet aussi de les offrir si l’atelier fait ce choix.
Cette décision doit être claire avant l’envoi. Elle évite de laisser une période sans traitement simplement parce que la facture de la part assurance a déjà été préparée.
Le logiciel crée un brouillon avec le libellé du véhicule de courtoisie et la période. Le tarif journalier provient du véhicule ou, à défaut, des réglages de l’entreprise. Contrôlez la quantité, le prix, les références du sinistre et le destinataire.
Le message d’envoi à l’assurance peut reprendre les informations du dossier depuis un modèle réglable. Relisez-le comme le document joint. Le logiciel de facturation conserve ensuite la facture et le suivi de ses règlements.
L’espace Véhicules de prêt → Factures rassemble les factures de courtoisie et leurs états : brouillon, à encaisser, réglée ou annulée. La recherche par client, assurance, immatriculation, sinistre ou référence aide à rapprocher un échange du bon document.
Une facture adressée au client mais réglée par l’assurance ne doit pas générer une relance au mauvais interlocuteur. Les relances GestiCarros tiennent compte de cette part assurance. Le contrôle de l’encaissement réel reste nécessaire.
Découvrez GestiCarros ou demandez une démonstration pour parcourir un dossier de prêt et sa facturation.
Créez votre compte gratuitement et démarrez dès aujourd'hui. Aucune carte bancaire requise.